Frequently Asked Question

¿Cómo resolver problemas de obtención de CAE de comprobantes en los procesos de facturación?
Últimas actualizaciones hace 2 meses


Procedimiento para resolver problemas de obtención de CAE

Es importante conocer primero que Afip sólo entrega cae a comprobantes correlativos al último que tiene autorizado, es decir con CAE, para el mismo numerador que el comprobante al que se esté solicitando autorización, y adicionalmente la fecha del comprobante solicitante de autorización no puede ser menor que la fecha del último comprobante autorizado del numerador correspondiente.

Es necesaria la correlatividad numérica y de fechas para obtener el cae de un comprobante.

El “numerador correspondiente” significa el mismo punto de venta y el mismo tipo de comprobante según la tipificación de Afip, es decir “01” para facturas A, “02” notas de débito A, “06” facturas B y así sucesivamente.

Adicionalmente para los comprobantes referidos a mercaderías, Afip permite solicitar cae en una fecha de + / - 5 días con respecto a la actual, y para los comprobantes referidos a servicios de + / - 10 días, claro está siempre que se cumplan las condiciones indicadas en los párrafos previos.

Dadas todas estas condiciones, un comprobante obtendrá el cae desde Afip al solicitarlo.

En caso que un comprobante cumpla estas condiciones y no se obtenga el cae, podría deberse a razones externas a las mencionadas, por ejemplo si la empresa tuvo un corte de internet momentáneo, que en Afip quedó fuera de servicio circunstancialmente el webservice de factura electrónica y no pudo responder la solicitud, etc.

En el caso que un comprobante no cumpla con las condiciones previamente mencionadas será motivo que Afip no lo autorice y por ende no se obtenga el cae del mismo.

Cabe notar que como todas las operaciones a mencionar deben realizarse mediante internet, es necesario contar con el servicio de la misma en condiciones operativas normales, en caso de duda puede evaluar de apagar y reiniciar el modem / router de internet para intentar restablecer la conexión con la calidad habitual, y si no se lograra, debe comunicarse con su proveedor para que se proceda a restablecer el servicio.

Como Afip realiza las verificaciones de correlatividad en fechas hace obligatorio para acceder a la conexión al webservice de factura electrónica que la fecha / hora del servidor que solicita la conexión corresponda a la oficial del País, por lo que este es un punto a revisar antes de continuar, simplemente mirando la barra inferior propia del sistema de gestión adonde en su área derecha, a continuación del código del usuario que está operando, indica la fecha y hora del servidor adonde se está ejecutando.

Se detallarán a continuación los procedimientos según las distintas alternativas presentadas y las herramientas que ofrece el sistema para asistir al operador y pueda resolver de manera autónoma la situación planteada y así obtener el cae y continuar operando normalmente el sistema.

Todas las distintas situaciones que referentes a obtener cae con posterioridad a la creación misma de un comprobante, ser resuelven desde el punto de menú WebService Administración de solicitudes de cae, situado dentro del menú principal de ventas, en el submenú de Administración de comprobantes electrónicos.

La imagen siguiente representa la ventana que observa el usuario:

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Al operar las herramientas que mencionaremos en esta ventana, el sistema realizará en el momento conexiones con Afip, estas conexiones podrían fallar por diversos motivos.

En el caso que al intentar operar alguna de estas funciones con Afip el sistema informe que ”no puede conectarse al webservice de Afip”, hay que esperar que se restablezca la conexión con Afip; ya sea que la empresa cuente nuevamente con Internet, o que Afip corrigiese su problema interno y esté disponible nuevamente el webservice de facturación electrónica, y reintentar la operación.

En caso que al solicitar el cae Afip informa que el certificado está vencido debe generarse un ticket en EvoSistemas para que se procese un nuevo certificado digital, ya que éstos tienen un vencimiento de 2 años desde su confección.

Es importante notar que todos los mensajes que se muestren como respuesta a la solicitud de cae, salvo el indicado previamente que no hay conexión con Afip, provienen directamente desde Afip y no son interpretaciones del sistema, por lo que deben leerse textualmente ya que indican la situación que está ocurriendo por la que no se autoriza el comprobante y permitirán, si se los interpreta adecuadamente, solucionar en el momento el problema existente y obtener el cae del comprobante en la gran mayoría de los casos.

Una verificación básica a realizar antes de continuar con la resolución de situaciones es que en este momento el sistema cuente con conexión con los webservices de Afip, ya que como es imprescindible solicitar y recibir de Afip las autorizaciones ( caes ) si no existiera conexión no puede resolverse ninguna situación de las posteriormente tratadas.

Para eso podemos usar por ejemplo el botón de función "ultimo comprobante autorizado en Afip" que se muestra en la imagen anterior, y si todo funciona correctamente, al oprimirlo, debe presentarse una ventana con el número del último comprobante para cada tipo de comprobante que Afip tiene autorizado y con cae, funcionalidad que será referida posteriormente, pero que a este momento sirve para validar que la empresa cuenta con internet y el webservice de Afip está operando y la conexión se puede establecer, ya que esta información que se presenta el sistema es solicitada a Afip en el momento de oprimir el botón y ésta responderá en ese mismo momento si la conexión fue establecida correctamente.

 

Solución de situaciones:

a) El caso más común es que por alguna razón ajena al propio comprobante, no haya podido obtenerse el cae, y se vería como el ejemplo recuadrado en la imagen presentada, la numeración y correlatividad son correctas, el comprobante anterior en su mismo numerador tiene cae, tal vez un corte de internet, o desconexión en el webservice de Afip en ese momento impidió obtener el cae, la solución es volver a solicitarlo desde el botón indicado en la imagen como “obtener cae” y en la gran mayoría de los casos el cae será obtenido y completará los campos cae y fecha de vencimiento del cae, el comprobante está listo para poder ser reimpreso con su cae correspondiente, y se puede continuar generando nuevos comprobantes electrónicos normalmente.

b) Si la razón por la que no se obtiene el cae es propia del comprobante, cuando el sistema solicite el cae, Afip responderá con un mensaje explicativo de la razón por la que no puede obtenerse el cae, este pude variar entre que la suma de los montos, tributos, alicuotas, etc. presentados no cumplen las condiciones solicitadas por Afip, o que el documento y tipo de documento del cliente no corresponde o no es válido, o en caso que el comprobante solicitando cae fuese una facturas de crédito mipyme el mensaje de Afip informa que el valor de CBU de la empresa no es correcto, u otros mensajes similares.

Estos mensajes deben ser leídos atentamente y la forma de resolverlo es con el botón presentado en la imagen como "modificar", mediante el cual se puede editar cada dato que será enviado a Afip en la solicitud de cae, para adecuarlo a resolver el problema indicado en el mensaje. Una vez grabado el cambio desde la ventana de modificación, se debe solicitar el cae nuevamente mediante el botón “obtener cae” y en la mayoría de los casos será obtenido y resuelta la situación.

La siguiente imagen muestra la ventana de modificación de la solicitud de cae:

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c) Si la razón por la que no obtiene el cae es de correlatividad, como indica Afip en un mensaje informando que “no corresponde al próximo comprobante a solicitar”, pueden ocurrir distintas situaciones a detallar:

El caso más común en este sentido es que uno o más comprobantes previos al actual en la misma línea de numerador no tienen cae, por lo tanto hay que obtener el cae de cada uno de ellos correlativamente antes de poder obtener el comprobante actual.

(*) Para saber cuál es el último comprobante que Afip tiene autorizado ( y es lo único importante ya que Afip es quien autoriza otorgando los cae ), la ventana de administración de solicitudes de cae cuenta con la herramienta “ultimo comprobante autorizado en Afip”, como se muestra en la imagen de la misma. Al oprimirlo e ingresar el numerador ( punto de venta ) del comprobante al que necesitamos obtener el cae, el sistema se comunica en ese momento con Afip recolecta para cada tipo de comprobante de ese punto de venta, cuál es el último número que Afip ha autorizado.

Con este número deberá buscarse en la ventana de administración de solicitudes de cae el comprobante siguiente al que Afip indica como último autorizado, es decir el primero correlativo sin autorizar, y solicitar el cae como se indicó en el párrafo a) y así sucesivamente si hubiera más de uno hasta llegar al último comprobante en la secuencia de ese numerador.

El sistema cuenta con un filtro para asistirlo a encontrar fácilmente comprobantes sin cae en el área de filtros de la ventana de administración de solicitudes de cae, dejando a la vista solamente los comprobantes sin cae.

En caso de no obtener el cae de alguno de los pendientes también podría encontrase ante las situaciones referidas y resueltas bajo los incisos 1., 2. y 3.

1. El comprobante al que se está solicitando el cae, está fuera del rango de fechas permitidas descritas en la primer parte este instructivo, mensaje que se obtendrá desde Afip cuando se solicite el cae, para resolverlo se ha incorporado en esta ventana el botón de función Ctrl Z, "Cambiar fecha de un comprobante sin CAE", de manera que el operador pueda mover el comprobante completo con todos sus datos a una fecha que entre en el rango que AFIP entrega CAE y luego solicitar nuevamente el CAE tal como fue indicado en el inciso a) del apartado "Solución de situaciones"

La imagen muestra el botón de función "Cambiar fecha de un comprobante sin CAE" y su ventana correspondiente adonde el usuario deberá completar los datos para cambiar la fecha del comprobante antes de solicitar nuevamente el CAE para el mismo.

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para resolverlo se debe modificar la solicitud de cae según se indicó en el ítem b) editando la fecha a una fecha dentro del rango permitido e intentar nuevamente la solicitud del cae. En este caso, una vez obtenido el cae, deberá generarse un ticket a EvoSistemas indicando cuáles comprobantes debieron modificarse la fecha de solicitud de cae, para que desde el área de soporte se ajuste la registración del IVA de este o estos comprobantes en el sistema y coincida con la que Afip registre internamente al autorizar y entregar el cae.

2. El comprobante quedó autorizado en Afip al solicitarlo el sistema, pero el correspondiente cae no llegó a registrarse en el sistema por razones técnicas de comunicación entre la empresa y Afip.

Esta situación es un poco confusa para detectar, porque al solicitar el cae para este comprobante mediante el botón indicado en el punto a), Afip responderá con un mensaje similar a “no corresponde al próximo a autorizar”, ya que Afip lo ha autorizado y posee internamente su cae, aunque en el sistema no se cuente con el mismo. Este comprobante está autorizado y no corresponde autorizar nuevamente al mismo.

También esta situación pude advertirse en el caso que quede un comprobante sin cae en el medio de otros del mismo numerador que tienen su cae y pudiera llamar la atención, pero como Afip cuenta con esa autorización y cae, autorizó al correlativo normalmente, aunque en el sistema no hubiera quedado registrado ese cae.

Nuevamente el instrumento básico para entender la situación es verificar el ultimo comprobante autorizado en Afip como se indica en (*). Se confirma este escenario si al ejecutarse, Afip indica como el último comprobante autorizado al comprobante que queremos obtener el cae o uno de numeración superior.

Para resolver esta situación el sistema cuenta con dos herramientas:

- Una nos permite ver y conocer todos los datos que Afip que tiene sobre un comprobante emitido, que en la imagen se muestra como “consultar comprobante en Afip”, la cual luego de solicitar el tipo y número del comprobante a analizar, muestra una ventana con todos los datos que Afip cuenta del mismo, y el cae correspondiente.

- La segunda herramienta es la que se muestra en la imagen como “tomar cae de Afip de un comprobante ya autorizado y aplicarlo”, lo cual ejecutará exactamente ese proceso, consultando en el momento a Afip sobre el cae y fecha de vencimiento del cae del comprobante seleccionado, y aplicándolo al sistema completando la resolución de la situación para este comprobante.

3. No se encuentra el comprobante a autorizar en la ventana de administración de solicitudes de cae. Para resolver esta situación el sistema cuenta con la herramienta “incluir al comprobante en la administración de solicitudes de cae”, como se muestra en la imagen correspondiente, que luego de solicitar los datos del mismo al operador, lo incluirá en la administración de solicitudes de cae, quedando disponible para solicitar su cae siguiendo los pasos de este instructivo desde el paso a) en delante.

d) Si el mensaje informado por Afip al rechazar la solicitud de cae hace referencia a la ley 27.440 podría estar en frente de un caso en que correspondía efectuar una factura de crédito electrónica mipyme, en función de la CUIT del contribuyente y el monto del comprobante, mientras que el operador ha confeccionado, y solicitado por ende autorización, un comprobante electrónico normal o general; o contrariamente correspondería realizar un comprobante electrónico normal o general y el operador ha confeccionado una factura de crédito electrónica mipyme.

En caso de confirmarse esta situación, debe realizar los siguientes pasos:

i. Borrar el comprobante mediante la herramienta Borrar Comprobante del sistema ya que al no cumplir con las condiciones de la Ley citada, Afip no entregará el cae para el mismo. Una vez borrado, permitirá continuar con la facturación y otras registraciones normalmente.

ii. Referirse al contador de la empresa para conocer en profundidad la operatoria de esta mecánica obligatoria de Afip para facturar a CUITs determinadas y bajo determinados montos de comprobantes, operatoria que tiene implicancias administrativas incluso extra-sistema de gestión.

iii. Referirse a las novedades del sistema presentadas al inicio de la sesión del usuario y/o su historial cito en el menú de mantenimiento del sistema, para conocer cómo se implementa desde el sistema esta operatoria relacionada con la mencionada Ley Nacional.

e) Si no se ha podido obtener el cae siguiendo los pasos previamente indicados, debe generarse un ticket en EvoSistemas para que el personal de soporte intervenga en la resolución.

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